現如今大多數的檔案盒打印機是在技術成熟的平板打印機的基礎上深化改進而來，初始的平板打印機主要是打印紡織品，亞克力板，塑料這類的平面物品，但有些人就想著打印檔案盒，解決辦公文件的存放問題。常見的檔案盒是需要打印多個面，內容簡單。這時就提出增高打印的高度，加上檔案盒的打印夾具進行脊背的打印，檔案盒打印機的問世，替代了以往的手工填寫檔案盒方式。

檔案盒打印機可以在多種規格的檔案盒上打印。排版簡單可隨意更換文字、版式內容，真正實現了單個、批量打印需求，也可以配備彩色墨水，使得檔案盒的板式內容由原來的單色可向多色的選擇。

檔案盒打印機主要運用于各單位、政府部門以及專業的檔案管理機構。檔案盒打印機的出現使得機器代替人工填寫，減去繁雜的工作。而擁有專利的墨水配套使用，使得檔案盒打印機更顯檔次。打印內容可以保存70年以上不褪色。更加符合檔案盒長期保存。

檔案盒打印機體積小，操作簡單。所使用的墨水特性使得正常使用下，其對噴頭的損害也是低，大大的減少了后期的維護成本。一系列的針對性的改進，使得檔案盒打印機迅速的搶占市場，同時也給人們帶來大的便利。